Coordinateur(trice) Administration/Ressources Humaines
Présentation et contexte de l'entreprise
Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. est une organisation indépendante à but non lucratif fondée en 1981 à l’occasion de la guerre en Afghanistan. Aujourd’hui active en Afrique, en Asie et en Europe, l’organisation met en œuvre des actions d’aide humanitaire d’urgence et de reconstruction durable avec un volume annuel de projets compris entre 25 et 30 millions d’euros. Help reçoit des financements de donateurs nationaux et internationaux et s’engage à respecter les normes nationales et internationales en matière d’aide humanitaire, ainsi qu’à assurer une utilisation transparente des fonds et un suivi rigoureux de l’impact de ses interventions
Dans le cadre du renforcement de son équipe au Niger, Help recrute un(e) Coordinateur(trice) Administration/Ressources Humaines basé(e) à Niamey afin d’assurer la coordination globale des activités RH et administratives de la mission, en garantissant la conformité avec les politiques internes, la législation nigérienne et les exigences des bailleurs
Missions principales
- Assurer la coordination et la gestion complète du cycle de vie des employés, depuis le recrutement jusqu’à la séparation
- Assurer le suivi du paiement des salaires, le renouvellement des contrats, le suivi du positionnement dans la grille (ancienneté, etc.)
- Établir la réconciliation des salaires du mois en cours par rapport au mois précédent
- Établir les correspondances au besoin en lien avec la gestion des RH et de l’administration
- Documenter et archiver tous les processus de licenciements, de démissions et de fins de CDD dans les dossiers du personnel
- Recevoir les sollicitations à demandes d’explication ou sanctions provenant du terrain et les traiter conformément à la législation
- Veiller à la suspension des flottes, des assurances maladie, aux justifications des avances et à la restitution des biens lors des fins de contrat
- Organiser les élections des représentants du personnel
- Diffuser, faire respecter et tenir à jour le règlement intérieur, la politique RH et ses annexes
- Proposer toute amélioration pertinente aux règlements intérieurs et à la politique RH
- Superviser les processus de recrutement, de sélection, d’intégration et d’accueil du personnel
- Garantir la conformité des procédures RH avec les politiques de Help et la législation nationale
- Encadrer et superviser les Officiers RH, Officiers Administration et Assistants RH/Admin
- Élaborer et suivre les plans de performance et de développement des membres de l’équipe
- Assurer le suivi administratif du personnel national dans l’ensemble des bureaux de Help Niger
- Veiller à la gestion efficace des congés, absences, arrêts maladie et autres dossiers administratifs
- Superviser la gestion et l’archivage physique et électronique des dossiers du personnel
- Garantir la mise à jour régulière des bases de données RH et des listes de contacts du personnel
- Veiller à l’intégration correcte des informations RH dans les systèmes institutionnels
- Participer à la mise en œuvre des initiatives stratégiques RH développées par le siège
- Conseiller les managers sur les questions disciplinaires, les conflits du travail et les procédures RH
- Assurer le respect du Code du Travail, du Code de Conduite et des politiques internes
- Contribuer à la révision et à l’amélioration des procédures RH, SOPs et politiques internes
- Assurer le suivi de la gestion de la performance du personnel
- Suivre les plans de formation et de renforcement des capacités des employés
- Veiller à la mise à jour des outils de suivi RH et produire les alertes nécessaires
- Gérer les assurances médicales du personnel national
- Superviser l’ensemble du processus de paie mensuelle du personnel national
- Préparer et contrôler les déclarations réglementaires auprès de la CNSS et des administrations fiscales
- Assurer les relations institutionnelles avec l’Inspection du Travail, la CNSS, la DGI, l’ANPE et les autres administrations compétentes
- Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteurs
- Assurer le suivi des visas, permis et autres formalités administratives
- Participer aux réunions administratives inter-ONG et aux plateformes de coordination pertinentes
- Assurer la liaison avec les conseillers juridiques de l’organisation
- Superviser la gestion administrative des contrats de bail et des locations
- Veiller au respect des obligations contractuelles avec les fournisseurs et prestataires
- Conduire les procédures de vérification administrative des partenaires et entreprises
- Rédiger, examiner et valider les correspondances administratives avant transmission à la hiérarchie
- Préparer avant le 1er février de chaque année les fiches individuelles des revenus, la Déclaration Annuelle Récapitulative des Revenus, Paiements des Impôts et Taxes effectués au cours de l’année civile antérieure
- Assurer le suivi et l’archivage des contrats avec les tiers
- Élaborer les états de déclaration trimestrielle de reversement de la CNSS
- Superviser les outils de suivi administratif et veiller à leur mise à jour régulière
- Assurer le suivi des déplacements UNHAS et des procédures associées
- Coordonner l’organisation administrative des ateliers, réunions et événements institutionnels
- Contribuer à la préparation des rapports RH et administratifs mensuels et trimestriels
- Assurer la conformité avec les exigences institutionnelles et celles des bailleurs
- Produire des rapports et analyses RH et administratives
- Fournir un appui technique aux managers de la mission
- Renforcer les capacités des équipes RH et Administration
- Coordonner les relations avec les autorités administratives, partenaires et prestataires externes
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et RH
- Participer à toute autre tâche (études, enquêtes) nécessitant une mobilisation ou demandée par la hiérarchie
Profil recherché
Formation
- Diplôme supérieur en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Droit, Gestion ou discipline similaire
Expérience
- Justifier de 3 à 5 années d’expérience professionnelle en Ressources Humaines et Administration
- Posséder au moins 2 années d’expérience au sein d’une ONG ou organisation humanitaire internationale
- Avoir une expérience confirmée dans la supervision et la gestion d’équipes
- Disposer d’une expérience en coordination multisites et en accompagnement des bureaux terrain
Compétences techniques
- Maîtriser Microsoft 365 (Excel avancé, Word, PowerPoint, Teams et SharePoint)
- Posséder de solides compétences en rédaction de rapports, procédures et tableaux de bord RH
- Maîtriser le Code du Travail nigérien, les procédures CNSS et les conventions collectives applicables
- Connaître les procédures contractuelles, disciplinaires et de cessation d’emploi
- Maîtriser les procédures administratives relatives au personnel international (visas, permis de travail, etc.)
- Connaissances en logiciels Lebara, Sage Paie, Albachi et PAX
Qualités personnelles
- Capacité à travailler sous pression dans un environnement humanitaire complexe
- Grande rigueur professionnelle
- Sens élevé de la confidentialité
- Excellente capacité d’analyse et de résolution de problèmes
- Excellentes compétences organisationnelles et de planification
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités
Ce que nous offrons
- Un travail stimulant et utile avec des responsabilités et une marge de manœuvre pour la créativité
- Un environnement de travail international caractérisé par un fort engagement et un esprit d’équipe
- Une rémunération attrayante liée aux performances
- Contrat de 12 mois renouvelable selon les performances
Conditions du contrat
- Type de contrat : CDD renouvelable
- Durée : 12 mois renouvelables selon les performances
- Temps de travail : Temps plein (40 heures par semaine)
- Lieu d’affectation : Niamey, Niger
- Disponibilité : Immédiate
- Le poste est placé sous la supervision du Directeur Pays
Mention Obligatoire
Nous offrons l'égalité des chances en matière d'emploi à tous les employés et candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité de genre, d'ascendance, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de handicap ou d'invalidité
Les processus de recrutement sont entièrement gratuits. Aucun paiement, sous quelque forme que ce soit, ne sera demandé à un candidat à aucune étape de la sélection
La sélection sera effectuée sur étude des candidatures reçues
- Les prétentions salariales doivent être indiquées dans la candidature
- La disponibilité la plus rapide doit être précisée
- La lettre de motivation doit être adressée au Directeur Pays
- Le dossier doit être transmis dans un seul fichier de 5 Mo maximum
- Le candidat doit préciser où il a pris connaissance de l'offre d'emploi
Informations supplémentaires
Les candidatures doivent comprendre :
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays
- Un CV
- Les diplômes et certificats
- Trois (03) références professionnelles
- Un seul fichier joint de 5 Mo maximum
- Les prétentions salariales
- La disponibilité la plus rapide
- L'origine de l'information (où l'offre a été vue)