Assistant (e) de Direction
Présentation et contexte de l'entreprise
Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. est une organisation indépendante à but non lucratif fondée en 1981 à l’occasion de la guerre en Afghanistan. Aujourd’hui active en Afrique, en Asie et en Europe, l’organisation met en œuvre des actions d’aide humanitaire d’urgence et de reconstruction durable avec un volume annuel de projets compris entre 25 et 30 millions d’euros. Help reçoit des financements de donateurs nationaux et internationaux et s’engage à respecter les normes nationales et internationales en matière d’aide humanitaire, ainsi qu’à assurer une utilisation transparente des fonds et un suivi rigoureux de l’impact de ses interventions
Dans le cadre du renforcement de son équipe au Niger, Help recrute un(e) Assistant(e) de Direction basé(e) à Niamey afin d’appuyer le Directeur Pays dans la gestion administrative, l’organisation de son agenda et la coordination interne et externe, garantissant ainsi le bon fonctionnement du bureau
Missions principales
- Appui administratif et secrétariat
- Gérer l’agenda du Directeur : prise de rendez-vous, organisation de réunions et déplacements
- Rédiger les courriers, notes, procès-verbaux de réunion et comptes rendus
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que l’archivage physique et numérique
- Préparer les dossiers pour les réunions et les missions
- Assurer la liaison entre le Directeur et les équipes, partenaires et bailleurs
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques
- Préparer les missions du Directeur : notes de briefing, logistique et visas
- Suivre certains dossiers administratifs : contrats, conventions et correspondances officielles
- Participer à l’organisation des ateliers, réunions de coordination et événements
- Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau
- Participer à l’organisation et à la préparation des salles pour les réunions, séminaires et formations
- Participer aux réunions, à la préparation des missions terrain, aux formations et autres activités
- Assurer, selon les besoins, la reproduction, le classement et l’archivage des documents administratifs
- Assurer la gestion des annuaires internes et externes
- Participer à toute autre tâche (études, enquêtes) nécessitant une mobilisation ou demandée par la hiérarchie
Profil recherché
Formation
- Bac +2 minimum en Secrétariat de Direction, Administration, Gestion ou domaine équivalent
Expérience
- 2 à 3 ans d’expérience minimum à un poste similaire
- Une expérience dans une ONG ou une organisation internationale est souhaitée
Compétences techniques
- Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Bonne connaissance des procédures administratives et de la correspondance officielle
- Parfaite maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- L’anglais constitue un atout
Qualités personnelles
- Discrétion, confidentialité et sens élevé du professionnalisme
- Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
- Bon relationnel, réactivité et esprit d’initiative
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers
- Disponibilité, rigueur et respect des délais
Ce que nous offrons
- Un travail stimulant et utile avec des responsabilités et une marge de manœuvre pour la créativité
- Un environnement de travail international caractérisé par un fort engagement et un esprit d’équipe
- Une rémunération attrayante liée aux performances
- Contrat de 12 mois renouvelable selon les performances
Conditions du contrat
- Type de contrat : CDD renouvelable
- Durée : 12 mois renouvelables selon les performances
- Temps de travail : Temps plein (40 heures par semaine)
- Lieu d’affectation : Niamey, Niger
- Disponibilité : Immédiate
- Poste placé sous la supervision du/de la Coordinateur(trice) Administration/Ressources Humaines avec des liens fonctionnels avec l’ensemble du personnel et des départements de Help
Mention Obligatoire
Nous offrons l'égalité des chances en matière d'emploi à tous les employés et candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité de genre, d'ascendance, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de handicap ou d'invalidité
Les processus de recrutement sont entièrement gratuits. Aucun paiement, sous quelque forme que ce soit, ne sera demandé à un candidat à aucune étape de la sélection
La sélection sera effectuée sur étude des candidatures reçues
- Les prétentions salariales doivent être indiquées dans la candidature
- La disponibilité la plus rapide doit être précisée
- La lettre de motivation doit être adressée au Directeur Pays
- Le dossier doit être transmis dans un seul fichier de 5 Mo maximum
- Le candidat doit préciser où il a pris connaissance de l’offre d’emploi
Informations supplémentaires
Les candidatures doivent comprendre :
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays
- Un CV
- Les diplômes et certificats
- Trois (03) références professionnelles
- Un seul fichier joint de 5 Mo maximum
- Les prétentions salariales
- La disponibilité la plus rapide
- La mention de la source où l’offre d’emploi a été consultée