Administrateur de Projets

• Assure la correcte gestion de la comptabilité des projets en conformité avec les procédures Coopi et celles des bailleurs de fond 

• Assure la correcte gestion de la trésorerie des projets (caisse et banque) et la réconciliation mensuelle (physique et avec le logiciel comptable) en collaboration avec le Chef du projet ; Mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’administration pays 

• Vérifie avec le Chef du projet et présente à l’Administrateur pays le prévisionnel des dépenses mensuelles consolidé visant la requête mensuelle de fonds

• Garantit la mise à jour régulière des instruments comptables et informatiques de comptabilité des projets afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses

• Garantit le financement aux projets à travers les fiches de financement, tout en respectant le prévisionnel des dépenses élaborées et sollicite celles des partenaires du consortium

• Supervise le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles

• Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financières entre les Chefs de projet et entre les administrateurs des projets

• Assure la modification budgétaire et avenants, en collaboration le Chef de projet, l’Administrateur pays, le Chargé de programme et dans la préparation de tous les documents administratifs nécessaires

• Assure la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec le Chef de Projet, sous la supervision de l’Administrateur pays

• Clôture la comptabilité : les caisses et les comptes bancaires à la fin des projets ; Archivage des pièces comptables et des documents de support liés aux projets

• Assure, en collaboration avec l’Administrateur Pays, la répartition des couts de support de la mission sur les projets en conformité avec les procédures COOPI et celle des bailleurs de fond

• Appuyer l'Administrateur Pays dans l'élaboration des montages financiers pour la mobilisation des financements, notamment en identifiant, planifiant, mobilisant et assurant le suivi de l'utilisation des cofinancements, dans le respect des exigences des bailleurs de fonds et des procédures internes

• Veiller au bon archivage électronique des documents, en garantissant le respect de la nomenclature, des délais d'archivage et des procédures internes de gestion documentaire

• Participer activement à la préparation des audits internes, externes et des Spot Checks, en étroite collaboration avec le Responsable du Bureau Audit, afin de garantir la disponibilité, la conformité et la qualité des documents et informations requis

• Assure et contrôle la correct imputation comptable des dépenses dans le système gestion DESY. Contrôler des pièces justificatives comptables

• Assurer le suivi des dépenses et le monitoring financier des partenaires locaux, en veillant à la qualité, à la conformité et à l'exhaustivité des pièces justificatives, dans le respect des procédures de COOPI, des exigences des bailleurs de fonds et des dispositions des accords de partenariat

• Sur demande du chef de projet, et en collaboration avec le coordinateur administratif en ce qui concerne les aspects liés à la viabilité financière, il collabore à l'écriture du budget pour des nouveaux projets à présenter

• Assurer la gestion, le suivi et l'optimisation des cofinancements, dans le respect des procédures internes et des exigences des bailleurs de fonds

• Assure la vérification régulière des opérations d’achat et d’approvisionnement en étroite collaboration avec le Coordonnateur logistique pays, en conformité avec le plan de passation de marché dans le respect des procédures du bailleur et de COOPI

• Garantit le contrôle des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs

• Vérifie la conformité et le respect de la loi fiscale

• En collaboration avec l’administrateur RH, assurer la gestion administrative du personnel national des projets en conformité avec le Code du Travail Pays et le manuel RH COOPI 

• Supervise et forme le personnel national administratif affecté aux projets en collaboration avec le Chef du projet 

• Participe et supervise la sélection du personnel comptable et administratif national 

• Garantit l’évaluation de son personnel administratif national 

• Assure avec le responsable RH et le Chef du projet la conformité des procédures de : recrutement du personnel local, l’élaboration de TdR et des contrats, des fiches de poste, des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, les absences, les évaluations, mesures disciplinaires, les requêtes individuelles

• Supervise la gestion administrative du personnel national des projets en conformité avec le Code du travail du pays et le manuel RH Coopi

• Formation : Être titulaire d'un Diplôme (BAC+3) en finance comptabilité / audit / gestion administrative

• Expérience : Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine ; Minimum 3 ans d’expérience de travail dans les ONG humanitaires

• Compétences techniques : Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office : Word, Excel et PowerPoint. Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN, UE, ECHO, Coop CH

• Qualités personnelles : Bonne compétence en matière de gestion d’équipe. Capacité à opérer dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité. Capacité à travailler de manière indépendante/autonome. Faire preuve de discrétion et de confidentialité. Solides compétences en matière de planification, d’organisation et de relations interpersonnelles. Engagement ferme envers la vision et la mission de COOPI. Être proactif et flexible

• Type de contrat détaillé : Contrat à Durée Déterminée (CDD)

• Lieu d’affectation : Niamey

• Contraintes éventuelles : Capacité à opérer dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité

COOPI est un employeur qui tient compte de la balance du genre dans son staff : les candidatures féminines sont donc vivement encouragées. Avertissement : Les processus de recrutement sont entièrement gratuits. Aucun paiement, sous quelque forme que ce soit, ne sera jamais demandé à un candidat à aucune étape de la sélection

Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct

Le dossier de candidature devra contenir :

1. Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures

2. Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger

3. Carte ANPE. En raison du volume important de candidatures, COOPI ne serait pas en mesure de donner suite à l’ensemble des dossiers à recevoir ; seuls les candidats sélectionnés seront invités pour un test écrit suivi d’un entretien