Senior Operations Assistant

• Coordonner une ou plusieurs équipes comprenant jusqu'à un total de huit membres du personnel entreprenant des activités de terrain dans une ou plusieurs zones attribuées (aéroport, centre de transit, installation tierce, opération dans un camp ou sous-bureau, ou en relation avec le transport), y compris le soutien aux processus de développement du personnel (recrutement, formation, attribution des tâches et feedback régulier)

• Coordonner la gestion efficace des services aéroportuaires, y compris la prise en charge et la vérification des documents de voyage, l'assistance aux formalités aéroportuaires, les escortes pour les personnes à l'arrivée et au départ, le soutien approprié pour les personnes ayant des besoins ou des équipements spécifiques, et l'envoi de notifications via les systèmes appropriés

• Planifier le travail quotidien du personnel de support sur le terrain, en assurant une couverture adéquate pour toutes les arrivées et départs de vols sur la base des notifications de réservation anticipée (ABN) et des mouvements ultérieurs, et s'assurer que le personnel dispose d'une alimentation électrique et d'une connectivité informatique adéquates

• Gérer tous les problèmes urgents au fur et à mesure qu'ils surviennent et traiter les documents financiers pertinents en coordination avec la direction de l'OIM

• Coordonner le personnel chargé d'assister les personnes dans les centres de transit ou les installations tierces tout au long de leur séjour

• Coordonner avec l'Associate National Movement Operations Officer pour maintenir un flux organisé de personnes et de bagages lors des procédures d'arrivée et de départ de l'établissement

• Suivre les informations pertinentes concernant les données de vol et s'assurer que les membres de l'équipe sont informés des heures de départ, des retards et des annulations

• Travailler avec le personnel pour s'assurer que les contrôles des bagages et les examens médicaux sont organisés de manière efficace

• Créer le calendrier de rotation hebdomadaire des équipes et attribuer les tâches sous la supervision de l'Associate National Movement Operations Officer, en veillant à ce que la couverture soit adéquate pour maintenir un environnement sûr, sécurisé et propre

• Faire un rapport régulier à la direction sur les séjours de longue durée et autres questions pertinentes, en utilisant une résolution créative des problèmes pour gérer les difficultés

• Gérer les documents financiers en coordination avec l'Associate National Movement Operations Officer

• Coordonner la fourniture en temps opportun de services adéquats pour les repas, les collations et l'eau pour les personnes séjournant dans les centres de transit, les installations tierces ou pendant le transit dans les aéroports, en veillant à ce que le personnel travaille en étroite collaboration avec le prestataire de services pour garantir des repas culturellement appropriés, réduire le gaspillage et maintenir la qualité

• Coordonner les formalités préalables au départ, y compris, mais sans s'y limiter, les conseils, les prêts de voyage, la gestion des bagages, les articles interdits, les étiquettes de sacs et les vêtements/chaussures

• Planifier et superviser les discussions quotidiennes avec les personnes séjournant dans les installations sur la propreté, les déchets et l'hygiène

• S'assurer que tous les affichages et messages d'information sont à jour et placés dans des endroits visibles

• Assurer la surveillance dans les centres de transit et les installations tierces pendant de longues périodes pouvant aller jusqu'à 12 heures, ainsi que pendant la nuit et les week-ends, afin de veiller à ce que les besoins des personnes soient satisfaits tout au long de leur séjour

• Communiquer rapidement avec les représentants et/ou la direction des installations tierces en cas de problème

• Superviser la coordination du transport à partir des points de regroupement, des centres de transit et des installations tierces, y compris la liaison avec les prestataires de services, la supervision du personnel lors de la vérification d'identité, de la préparation et de l'organisation des personnes transportées, ainsi que la préparation et la supervision des briefings pertinents

• S'assurer que le tri, l'étiquetage et la manipulation des bagages sont effectués de manière appropriée et que les membres du personnel s'organisent pour escorter les personnes pendant le transport si nécessaire

• Veiller à ce que les personnes ayant des besoins spécifiques bénéficient de services appropriés et signaler immédiatement tout problème aux superviseurs

• Coordonner et/ou fournir un pré-contrôle, une orientation avant le départ et un soutien aux missions de sélection, un soutien au traitement médical, un soutien aux permis de sortie et/ou des services d'interprétation pour les personnes à l'aéroport, dans les centres de transit, les camps, les points de regroupement, les installations de l'OIM et les installations tierces ou pendant le transport aérien, terrestre ou maritime

• Assurer la liaison, selon les besoins et sous la supervision étroite de l'Associate National Movement Operations Officer, avec d'autres équipes et unités de l'OIM MALI et avec des partenaires externes (autorités aéroportuaires et gouvernementales, ambassades concernées, HCR)

• Fournir un feedback régulier sur le travail accompli à l'Associate National Movement Operations Officer et informer immédiatement les superviseurs de tout problème qui survient

• Assister, selon les besoins et sous la supervision étroite de l'Associate National Movement Operations Officer, les activités financières liées aux opérations de mouvement (paiements par petite caisse et rapports)

• Former les membres de l'équipe de support sur le terrain au besoin pour gérer efficacement leur travail, effectuer l'assurance qualité, et pour surveiller et guider les autres membres du personnel et activités

• Alerter l'Associate National Movement Operations Officer ou la direction de tout non-respect des procédures opérationnelles standard (SOP) ou des codes de conduite par les membres du personnel ou les partenaires de l'OIM

• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être assignée

Formation

• Diplôme d'études secondaires (Enseignement secondaire / Diplôme de fin d'études secondaires)

• OU Diplôme universitaire (Bachelor's degree / Licence)

Expérience

• Minimum de six (6) ans d'expérience professionnelle pertinente pour les titulaires d'un diplôme d'études secondaires

• Minimum de quatre (4) ans d'expérience professionnelle pertinente pour les titulaires d'un diplôme universitaire

• Une expérience préalable dans les opérations de mouvement (Movement Operations), dans le domaine des transports et/ou en gestion/management constitue un très fort avantage

Compétences techniques

• Fortes compétences informatiques, excellente maîtrise de Word, Excel et Internet

• Une expérience passée avec les bases de données et les systèmes liés aux opérations de mouvement, notamment iGATOR, MiMOSA, SAR et Amadeus, constitue un avantage distinct

• Solides compétences analytiques et aptitude avérée à la résolution de problèmes

Qualités personnelles

• Bonne aptitude à travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe dans un cadre multiculturel et pluridisciplinaire

• Capacité à gérer des situations d'urgence et à faire preuve de créativité dans la résolution de problèmes complexes

• Leadership et aptitudes à encadrer, former et guider une équipe de collaborateurs sur le terrain

• Type de contrat spécifique : Special Short Term Graded

• Grade du poste : Niveau G-6 (Selon la grille du personnel des Services Généraux de l'OIM)

• L'opportunité de travailler dans un cadre international et multiculturel au sein d'une agence clé des Nations Unies

• Type de contrat détaillé : CDD - Special Short Term Graded (jusqu'à 9 mois)

• Durée initiale du contrat : 3 mois (renouvelable selon performance et budget)

• Lieu d'affectation : Bamako, Mali

• Contraintes horaires : Disponibilité requise pour assurer des surveillances prolongées (jusqu'à 12 heures d'affilée), de nuit ainsi que durant les week-ends

• Référence du poste / Job Identification : 20924

• Type d'avis : Special Vacancy Notice

Les candidats intéressés doivent obligatoirement soumettre leur candidature en ligne via le lien de recrutement prévu à cet effet avant la date de clôture indiquée